TALLINNA KOMMUNAALAMET - Hanked

Tallinna Kommunaalamet

KÄSKKIRI

16.november 2015 nr 1.1-15/139

Tallinn

Hankekord

Riigihangete seaduse § 131, § 15 lg 1 p 2 ja lg 3, § 16 lg-te 1 ja 8, § 182, Tallinna Linnavalitsuse  22. novembri 2011 määruse nr 123 “Riigihangete korraldamine” §-de 9 ja 10 alusel ning tulenevalt Tallinna linnasekretäri 14.01.2015 käskkirjast nr L-2/2 ja Tallinna Linnakantselei 14.01.2015 teavitusest nr HK-1/95-1

I Üldsätted

1. Riigihanke  korraldamisel  tuleb  tagada  rahaliste  vahendite  läbipaistev,  otstarbekas  ja säästlik kasutamine, isikute võrdne kohtlemine ning olemasolevate konkurentsitingimuste efektiivne ärakasutamine.

2. Hankekorra eesmärk on sätestada Tallinna Kommunaalameti (edaspidi amet) riigihangete planeerimise ja korraldamise kohustuslikud reeglid ning kehtestada riigihangete seaduse § 15 lõikes 3 sätestatud piirmäärast allapoole jäävate riigihangete, lihthanke korraldamise ning lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise kord.

3. Amet  lähtub  riigihangete  planeerimisel,  korraldamisel  ja  hankelepingute  sõlmimisel riigihangete   seadusest,   seaduse   alusel   kehtestatud   õigusaktidest,   Tallinna   linnas kehtestatud riigihangete korraldamist reguleerivatest õigusaktidest ja käesolevast hankekorrast.

4. Hankeplaan (näidis kinnitatud Tallinna linnasekretäri 17.10.2013 käskkirjaga nr L-2/52 lisa 2) koostatakse ja kinnitatakse iga-aastaselt 3 nädala jooksul pärast linnaeelarve vastuvõtmist linnavolikogu poolt. Hankeplaani muutmine toimub vastavalt vajadusele.

5. Riigihangete   korraldamine   toimub    hankeplaani    alusel.    Erakorralised    riigihanked kooskõlastatakse ametiasutuse juhiga ja viiakse läbi plaaniväliselt. Hankeplaani tuleb kanda planeeritavad riigihanked, kui:

5.1. asjade ostmise ja teenuste tellimise hankelepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on  10 000 eurot või enam;

5.2. ehitustööde hankelepingu eeldatav maksumus   käibemaksuta on   30 000 eurot või enam;

5.3. lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu eeldatav maksumus  käibemaksuta on 40 000 eurot või enam;

5.4.  ideekonkursi eeldatav maksumus  käibemaksuta on  10 000 eurot või enam;

5.5. ehitustööde  kontsessiooni  eeldatav  maksumus  käibemaksuta  on  30 000  eurot  või  enam.

6. Hankeplaanis näidatakse:

6.1. riigihanke eseme nimetus;

6.2. hankemenetluse liik;

6.3. hankelepingu liik;

6.4. kas riigihange korraldatakse elektroonilise riigihankena e-riigihangete keskkonnas;

6.5. riigihanke korraldamise eeldatav aeg;

6.6. hankelepingu eeldatav maksumus käibemaksuta;

6.7. hankelepingu täitmise eeldatav aeg;

6.8. riigihanke korraldamise eest vastutav isik või üksus.

7. Hankeplaani koostab iga osakond eraldi, kooskõlastades selle vastavat osakonda kureeriva ameti juhataja asetäitjaga. Osakonna juhataja esitab kooskõlastatud hankeplaani riigihangete peaspetsialistile, kes esitab need ühtse käskkirjana ameti juhatajale kinnitamiseks.

8. Väljavõte hankeplaanist avaldatakse ameti veebilehel. Avalikus hankeplaanis näidatakse ära riigihanke nimetus, hankemenetluse liik, riigihanke korraldamise eeldatav aeg ja riigihanke korraldamise eest vastutav üksus.

9. Riigihanke ja lepingu täitmise eest vastutav isik määratakse üldjuhul riigihanke alustamise käskkirjaga. Riigihanke ja lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks määratakse üldjuhul ameti juhataja asetäitja või struktuuriüksuse juht. Vajaduse korral määratakse riigihanke ja lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks ameti muu töötaja.

10. Vajadusel moodustatakse riigihanke komisjon, mis koosneb vähemalt kolmest liikmest.

11. Komisjon  avab  pakkumused,  kontrollib  pakkujate  kõrvaldamise  aluste  puudumist, pakkujate kvalifikatsiooni, kvalifitseeritud pakkujate esitatud pakkumuste vastavust riigihanke teates ja hankedokumentides esitatud tingimustele, hindab pakkumusi ning selgitab  välja  edukad  pakkumused.  Riigihanke  komisjon  teeb  otsuseid lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav riigihanke komisjoni esimehe hääl;

12. Komisjoni tööst ja menetletavat hanget puudutavate otsuste tegemisest ei või osa võtta isik, kellel esineb huvide konflikt või kelle puhul tekib või võib tekkida kahtlus tema erapooletuses. Riigihanke komisjoni liige peab viivitamata kirjalikult teavitama komisjoni sellise asjaolu ilmnemisest, ennast riigihanke komisjoni tööst taandama ja hoiduma edasisest tegevusest selle riigihankega seoses.

13. Lepingu muutmise või lõpetamise algatab vajaduse korral lepingu täitmise eest vastutav isik. Lepingu muutmise korral tuleb arvestada riigihangete seaduse § 69 lepingu muutmise võimalustele seatud piirangutega.  Lepingu muutmisel või lõpetamisel järgitakse samu protseduurireegleid nagu lepingu sõlmimisel.

14. Amet peab riigihangete korraldamisel võimaldama pakkumuste ja taotluste elektroonilist esitamist vähemalt 50% ulatuses ameti eelarveaastal planeeritavate riigihangete rahalisest mahust.

15. Riigihanget ei või jaotada osadeks, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd. Riigihanke osadeks jaotamisel peab järgima riigihangete seaduse § 23 sätteid.

16. Sama hankelepingu raames on keelatud võtta lisakohustusi nii, et lepingu kogusumma kohustaks kohaldama teistsuguseid menetlusreegleid (vastava hankemenetluse korraldamise piirmäärade ületamine).

17. Riigihanke korraldamisel riigihangete seaduse § 14 alusel, peab riigihanke algatamise käskkiri sisaldama hankemenetluse liigi valiku põhjendust. Käskkirjas peab olema selgitus ja vajadusel   lisatud   dokumendid,   millest   tuleneb   hankemenetluse   korraldamise õiguspärasus.

18. Kasutusrendilepingute sõlmimise korral tuleb juhinduda linna vastavatest õigusaktidest.

II Ostumenetlus

19. Ostumenetlus tuleb korraldada asjade ostmisel ja teenuste tellimisel ning ideekonkursside korraldamisel  kui  ostu  või  lepingu  maksumus  käibemaksuta on  0,1  kuni  9999 eurot, ehitustööde tellimisel ja ehitustööde ning teenuste kontsessioonide andmisel hankija poolt, samuti ehitustööde tellimisel ehitustööde kontsessionääri poolt kui ostu või lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 0,1 kuni 29 999 eurot.

20. Ameti   juhataja   määrab   (kirjalikult   või   suuliselt)  vastutava  isiku   ühe  või  mitme ostumenetluse korraldamiseks.

21. Riigihanke  eest  vastutav  isik  peab  korraldama  ostumenetluse  selliselt,  et  riigihangete seaduse § 3 sätestatud üldpõhimõtteid järgides oleks kommunaalameti halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu, ostumenetluse korraldamisel võimalikult väike.

22. Vastutav isik koostab vajaduse korral kirjaliku kutse ja allkirjastab selle. Kirjalik kutse peab koosnema vähemalt lähteülesandest ning hinnapakkumuse vormist.

23. Vastutav  isik  edastab   kutse  (kirjalik  või  suuline)  ühele  või  mitmele  pakkujale, kontrollides eelnevalt nende vastavust seadustes sätestatud erinõuetele, kui riigihanke esemest lähtuv tegevus seda eeldab. Pakkujate paljususe korral  peab hinnapakkumusi küsima mitmelt pakkujalt.

24. Vastutav isik teeb ameti juhatajale ettepaneku sõlmida kirjalik leping või esitab talle kinnitamiseks arve või ostukviitungi. Kui lepingu maksumus on ilma käibemaksuta 5000 eurot või ületab seda, koostab vastutav isik lepingu sõlmimise ettepaneku (protokolli).

25.  Ameti  juhataja  sõlmib  kirjaliku  lepingu  ja/või  kinnitab  arve  või  ostukviitungi,  need peavad olema viseeritud ametiasutuse asjaajamise korra kohaselt.

26. Ameti juhataja on kohustatud sõlmima kirjaliku lepingu ehitustööde tellimisel, kui lepingu maksumus  käibemaksuta on 10 000 eurot või enam.

III Lihthange

27. Lihthange  tuleb  korraldada  asjade  ostmisel,  teenuste  tellimisel  ja  ideekonkursside korraldamisel  kui  hankelepingu  eeldatav  maksumus  käibemaksuta  on  10 000  kuni 39 999,99 eurot ning ehitustööde tellimisel ja ehitustööde ning teenuste kontsessioonide andmisel hankija poolt, samuti ehitustööde tellimisel ehitustööde kontsessionääri poolt ilma käibemaksuta on 30 000 kuni 249 999,99 eurot.

28. Ameti juhataja määrab:

28.1. riigihanke eest vastutava isiku;

28.2. lepingu täitmise eest vastutava isiku;

28.3. vajaduse korral lihthanke dokumendi kinnitaja;

28.4. vajaduse korral volitatud isiku ja/või riigihanke komisjoni koosseisu.

29. Vastutav isik korraldab lihthanke dokumendi koostamise, sealhulgas tehnilise kirjelduse koostamise. Lihthanke dokumendi koostamisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse §-s 24, § 31 lg-tes 2–5 ja 8, §-des 32 ja 33, § 38 lg-tes 1–31  ja 5, §-des 39–41 ja §–des 47–50 sätestatust või mõnest neist. Kui lihthanke dokumenti ei kehtestata, tuleb lähtuda riigihangete korraldamisel riigihanke üldpõhimõtetest.

30. Vastutav  isik  allkirjastab  lihthanke dokumendi  ja esitab  selle  riigihanget  korraldava struktuuriüksuse juhile ja vastavat valdkonda kureerivale ameti juhataja asetäitjale kinnitamiseks. Kui vastutav isik on struktuuriüksuse juht, kinnitab dokumendi isik, kellele struktuuriüksuse juht allub.

31. Vastutav isik korraldab lihthanke hanketeate avaldamise riigihangete registris (edaspidi register)   ja   lisab   lihthanke   dokumendi   registrisse   või   viite   elektronposti   või veebiaadressile, mille kaudu on huvitatud isikul võimalik lihthanke dokument elektrooniliselt välja võtta. Huvitatud isikute registreerimisele kohaldatakse riigihangete seaduse § 57 lõikes 11sätestatut.

32. Vastutav isik võib avaldada punktis 22 kirjeldatud viisil lihthanke hanketeate ka juhul, kui lepingu eeldatav maksumus jääb lihthanke piirmäärast allapoole.

33.  Hankija määrab lihthanke hanketeates ja lihthanke dokumendis pakkumuste esitamiseks mõistliku tähtaja, mis   ei  või  oll a  lühem  kui  n e li   tööpäeva lähtudes lepingu esemeks olevatest asjadest, teenustest või ehitustöödest ning teatab lihthanke korraldamise korra.

34. Vastutav  isik  korraldab  pakkumuste  vastuvõtmise  lihthanke  hanketeates  ja  lihthanke dokumendis teatatud ajal ja viisil.

35. Vastutav  isik  ja/või  volitatud  isik  ja/või  riigihanke  komisjon  kontrollib  pakkujate  ja pakkumuste   vastavust   lihthanke   hanketeates   ja   lihthanke   dokumendis   esitatud tingimustele, vajadusel peab pakkujatega läbirääkimisi ja selgitab välja eduka pakkumuse.

36. Vastutav isik ja/või volitatud isik ja/või riigihanke komisjon koostab punktis 35 nimetatud kontrolli tulemusel protokolli.

37. Ameti juhataja kinnitab lihthanke tulemused käskkirjaga ja sõlmib selle alusel kirjaliku lepingu.

38. Lihthankes tehtud otsustest teavitab vastutav isik pakkujaid viivitamata, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul otsuse tegemisest arvates.

39. Lepingud ja arved peavad olema viseeritud ametiasutuse asjaajamise korra kohaselt.

40. Vastutav isik korraldab 20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist aruande ja pärast lepingu lõppemist aruande lisa esitamise registrile.

IV Lihtsustatud korras tellitav teenus (edaspidi lihtteenuse hange)

41. Lepingu sõlmimisel, mille eeldatavast maksumusest rohkem, kui 50%  moodustavad CPV määruse VII lisas nimetatud teenused ning mille eeldatav maksumus  käibemaksuta on 0,1 eurost kuni 39 999 euroni, tuleb lähtuda riigihangete seaduse § 3 sätestatud riigihangete korraldamise üldpõhimõtetest.

42. Lepingu sõlmimisel, mille eeldatavast maksumusest rohkem, kui 50% moodustavad CPV määruse VII lisas nimetatud teenused ning mille eeldatav maksumus   käibemaksuta on 40 000 eurot ja enam, tuleb lähtuda käesoleva käskkirja punktides 43-55 toodust.

43. Hankemenetluse   algatamise   käskkiri   peab   sisaldama   hankemenetluse   liigi   valiku põhjendust. Käskkirjas peab olema selgitus ja vajadusel lisatud dokumendid, millest tuleneb hankemenetluse korraldamise õiguspärasus.

44. Ameti juhataja määrab:

44.1. riigihanke eest vastutava isiku;

44.2. lepingu täitmise eest vastutava isiku;

44.3. hankedokumentide  kinnitaja  (ameti  juhataja  asetäitja  või  struktuuriüksuse juht);

44.4. vajaduse korral volitatud isiku ja/või riigihanke komisjoni koosseisu.

45. Vastutav isik korraldab vajaduse korral majanduslikult ning tehniliselt riigihanke nõuetele vastavate pakkujate (edaspidi valitud pakkujad) ja/või lepingu eeldatava maksumuse väljaselgitamiseks turu-uuringu (posti, faksi või e-posti teel) või teeb päringud andmebaasidest (nt veebipõhistest müügikeskkondadest).

46. Vastutav isik korraldab hankedokumentide, sealhulgas tehnilise kirjelduse koostamise. Kui lepingu eeldatav maksumus on võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, tuleb tehnilise kirjelduse koostamisel järgida riigihangete seaduse §-s 33 sätestatut.

47. Vastutav isik allkirjastab hankedokumendid ja esitab need hankedokumentide kinnitajale kinnitamiseks.

48. Lihtteenuse hanke korraldamisel tuleb soovist sõlmida leping teatada ameti veebilehel või registri veebilehel, kui lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on 40 000 eurot või enam.

48.1. vastutav  isik  korraldab  lihtteenuse  hanke  riigihanke  kuulutuse  avaldamise ametiasutuse veebilehel või lihtteenuse hanke hanketeate avaldamise registris.

48.2. vastutav   isik   võib   korraldada   lihtteenuse   hanke   riigihanke   kuulutuse avaldamise ametiasutuse veebilehel või lihtteenuse hanke hanketeate avaldamise registris ka juhul, kui lepingu eeldatav maksumus jääb punktis 48 toodud määrast allapoole.

49. Hankedokumendid  võib  avaldada  registris  koos  lihtteenuse  hanke  hanketeatega  või edastatakse posti või e-posti teel hankija valitud pakkujatele või riigihanke kuulutuse alusel osalemistaotluse esitanud huvitatud isikutele samal ajal.

50. Vastutav isik korraldab pakkumuste vastuvõtmise lihtteenuse hanke hanketeates ja/või hankedokumentides teatatud aja jooksul ja viisil.

51. Vastutav  isik  ja/või  volitatud  isik  ja/või  riigihanke  komisjon  kontrollib  pakkujate  ja pakkumuste vastavust lihtteenuse hanke hankedokumentides esitatud tingimustele, vajadusel peab pakkujatega läbirääkimisi ja selgitab välja eduka pakkumuse.

52. Vastutav isik ja/või volitatud isik ja/või riigihanke komisjon koostab punktis 48 nimetatud kontrolli tulemusel protokolli. Ameti juhataja kinnitab lihtteenuse hanke tulemused käskkirjaga ja sõlmib selle alusel kirjaliku lepingu.