KINNITATUD
Riigi Infosüsteemi Ameti peadirektori
10.11.2015 käskkirjaga nr 1-2/15-096
RIIGI INFOSÜSTEEMI AMETI HANKEKORD
Riigi Infosüsteemi Ameti (edaspidi RIA) hankekord kehtestatakse „Riigihangete seaduse“ (edaspidi RHS) paragrahvi 131 ja RIA põhimääruse paragrahvi 16 lõike 1 alusel:
1. ÜLDSÄTTED
1.1. Hankekord annab RIA teenistujatele juhised riigihangete planeerimiseks ja läbiviimiseks ning hankelepingute ettevalmistamiseks ja täitmiseks.
1.2. Hankekorras reguleerimata küsimustes juhindutakse RHSist ja teistest vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest ning RIAs kehtestatud kordadest.
1.3. Sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest tuleb riigihanke läbiviimisel järgida RHSis sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid.
2. RIIGIHANGETE PLANEERIMINE JA HANKEPLAANI KINNITAMINE
2.1. Riigihangete läbiviimine peab olema planeeritud. Planeerimise eesmärk on kindlustada riigihangete läbiviimine viisil, mis tagab tähtajaks asjade ostmise, teenuste tellimise, ideekonkursside korraldamise ja ehitustööde tellimise.
2.2. Struktuuriüksuse juht (volitatud eelarvejuht) koostab hiljemalt kahekümne tööpäeva jooksul pärast RIA eelarve kinnitamist RIA põhimäärusest või oma struktuuriüksuse põhiülesannetest või üldistest huvidest lähtuvalt struktuuriüksuse riigihangete korraldamise ajakava ning edastab selle hankejuhile.
2.2.1 Struktuuriüksuse juht (volitatud eelarvejuht) kohustub jälgima, et riigihanget ei või jaotada osadeks RHSis riigihanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd;
2.2.2. Osadeks jaotatud riigihanke iga osa kohta hankelepingu sõlmimisel tuleb kohaldada kõigi osade summeeritud eeldatava maksumusega hankelepingu sõlmimisele kohaldatavat korda.
2.3. Hankejuht koostab hiljemalt kahekümne tööpäeva jooksul pärast struktuurüksuste riigihangete korraldamise ajakava laekumist eelarveaastal kavandatavate riigihangete aastaplaani (edaspidi hankeplaan).
2.3.1. Hankeplaani ei märgita hankeid, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alla 5000.- euro.
2.4. Hankeplaan kooskõlastatakse RIA eelarvejuhtidega ja kinnitatakse RIA peadirektori käskkirjaga.
2.5. Hankeplaani muutmine/täiendamine toimub vastavalt vajadusele. Struktuuriüksuse juht (volitatud eelarvejuht) või hankeplaani muudatust taotlev isik teavitab esimesel võimalusel hankejuhti kirjalikult hankeplaani muutmise/täiendamise vajadusest. Hankeplaani muutmine/täiendamine toimub punktis 2.4 kirjeldatud viisil. Erandkorras võib teostada riigihankeid hankeplaani väliselt vastava eelarvejuhi nõusolekul.
2.6. Hankeplaanis näidatakse ära hanke nimetus ja hanke objekti lühikirjeldus, hankemenetluse liik, hanke eeldatav maksumus ilma käibemaksuta, hanke algatamise eeldatav aeg nädala täpsusega, hankelepingu eeldatav täitmise aeg kuudes ja riigihanke korraldamise eest vastutav isik.
2.6.1. Väljavõte hankeplaanist (edaspidi avalik hankeplaan) avaldatakse RIA veebilehel. Avalikus hankeplaanis näidatakse ära hanke nimetus, hankemenetluse liik, hanke algatamise eeldatav aeg nädala täpsusega, hankelepingu eeldatav täitmise aeg kuudes ja riigihanke korraldamise eest vastutav isik (struktuuriüksuse juht või volitatud eelarvejuht). Avalikus hankeplaanis nimetatakse hanked, mille hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne või ületab lihthanke piirmäära (vt punkti 4.2).
3. RIIGIHANGETE KORRALDAMINE
3.1. Riigihanked viiakse läbi RHSis määratud hankemenetluse reeglite alusel, kui hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta (edaspidi riigihanke piirmäär) on asjade ja teenuste hankelepingu ning ideekonkursi korral vähemalt 40 000 eurot, ehitustööde hankelepingu ja ehitustööde kontsessiooni korral vähemalt 250 000 eurot.
3.2. Hankes loodud ja saadud dokumentatsioon säilitatakse dokumendihaldussüsteemis, v.a riigihangete registris loodud dokumentatsioon, mis säilitatakse riigihangete registris. Erandina tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida riigihangete registris koostatud protokollid ja edukas pakkumus.
3.3. Hanget ettevalmistav isik:
3.3.1. avab RIA dokumendihaldussüsteemis uue hanke asja;
3.3.2. võib hanke ettevalmistamise käigus küsida turult eelinfot tehnilise kirjelduse ja/või hanke eeldatava maksumuse määratlemiseks. Eelinfot küsitakse kirjalikult taasesitatavas vormis, soovitavalt kahe-kolme turuosalise ettevõtte käest ning registreeritakse ja säilitatakse dokumendihaldussüsteemis. Eelinfo küsimine peab toimuma kooskõlas võrdse kohtlemise ja läbipaistvuse põhimõtetega. Kui eelinfo küsimisega täpsustub hankeplaanis kinnitatud hanke eeldatav maksumus ilma käibemaksuta, siis võetakse hanke algatamise taotluses muutunud asjaolusid arvesse (vajalikud muudatused tehakse hanke algatamise taotluses ja hankeplaanis neid muudatusi tagantjärgi ei kajastata);
3.3.3. koostab hanke asjas hanke algatamise vormikohase taotluse (lisa 1) või arendusprojektide portfellis koostatud dokumendi, kus kajastuvad kõik lisas 1 sisalduvad andmed, registreerib ning allkirjastab selle ja kooskõlastab:
3.3.3.1. vahetu juhiga;
3.3.3.2. hankeplaani välise hanke puhul eelarvejuhiga;
3.3.3.3. hankeplaanis oleva hanke andmete muutumisel eelarvejuhiga;
3.3.3.4. ning vajadusel muude asjassepuutuvate teenistujatega.
3.3.4. edastab korrektselt täidetud taotluse teadmiseks hankejuhile.
3.4. Iga töönädala esimesel tööpäeval koostab hankejuht eelmise nädala eelviimaseks tööpäevaks laekunud hanketaotluste põhjal hanke algatamise käskkirja, mis allkirjastatakse peadirektori poolt.
3.5. Riigihanke eest vastutav isik on struktuuriüksuse juht, volitatud eelarvejuht või muu RIA teenistuja, kelle struktuuriüksuse või valdkonna ülesannete täitmiseks on vajalik ostetav asi või tellitav teenus.
3.6. Riigihanke eest vastutav isik:
3.6.1. määratakse peadirektori käskkirjaga;
3.6.2. teeb hanke alustamiseks ja väljakuulutamiseks vajalikud toimingud;
3.6.3. koostab hanketeate ja hankedokumendid või muud hanke alusdokumendid ja vajadusel korraldab nende õigeaegse muutmise;
3.6.4. korraldab vajalike toimingute teostamise riigihangete registris (sh esitab eelteate, vabatahtliku teate, hanketeate, riigihanke aruande ja aruande lisa jne);
3.6.5. korraldab hankedokumentide (sh pakkumuse esitamise ettepaneku) kooskõlastamise, registreerimise ja väljastamise ning pakkumuste vastuvõtmise, sh e-menetluste korral;
3.6.5.1. hankelepingu projekt või hankelepingu olulised tingimused lisatakse hankedokumentidele.
3.6.6. vastab kirjalikult taotlejate ja/või pakkujate esitatud küsimustele ja edastab need teistele hankes osalevatele taotlejatele või pakkujatele või korraldab vastamise riigihangete registri kaudu;
3.6.7. juhib hankekomisjoni tööd, taotlejatega peetavat dialoogi ja pakkujatega peetavaid läbirääkimisi;
3.6.8. korraldab riigihankega seotud kirjade/teadete, käskkirjade, protokollide jm dokumentide koostamise ja vajadusel allkirjastamise;
3.6.9. teavitab taotlejaid/ pakkujaid hankija tehtud otsustest;
3.6.10. korraldab vaidlustusmenetluses vajalike dokumentide koostamise ja õigeaegse edastamise Vaidlustuskomisjonile;
3.6.11. vastutab riigihanke nõuetekohase läbiviimise, sh RHSis sätestatud korra ja tähtaegadest kinnipidamise eest;
3.6.12. tagab riigihanke menetlemise käigus loodud ja saadud dokumentatsiooni säilitamise; 3.6.13. korraldab sõlmitava hankelepingu ettevalmistamise, kooskõlastamise ja sõlmimise; 3.6.14. on vastutav hankelepingu täitmise eest, kui hankelepingus ei ole teistmoodi kokku lepitud. 3.7. Asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks, mille eeldatav maksumus on võrdne või ületab riigihanke piirmäära, moodustatakse riigihanke komisjon (vt p 3.10). Alla riigihanke piirmäära jääva riigihanke läbiviimiseks võib vajadusel riigihanke komisjoni moodustada.
3.8. Riigihanke komisjoni tööd korraldab komisjoni esimehena riigihanke eest vastutav isik. Riigihanke komisjoni koosolekud protokollitakse ja allkirjastatakse kõigi koosolekul osalenud liikmete poolt.
3.9. Riigihanke komisjon (edaspidi komisjon):
3.9.1. kooskõlastab hanketeate ja hankedokumendid (sh pakkumuse esitamise ettepaneku); 3.9.2. avab laekunud taotlused/pakkumused hanketeates ja hankedokumentides määratud ajal ja kohas;
3.9.3. kontrollib taotluse/pakkumuse vastavust hanketeates ja hankedokumentides näidatud dokumentide loetelule;
3.9.4. kontrollib taotlejate/pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist ja taotlejate/pakkujate kvalifikatsiooni vastavust kvalifitseerimise tingimustele ning teeb peadirektorile motiveeritud ettepanekud taotlejate/pakkujate kõrvaldamiseks, taotlejate/pakkujate kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;
3.9.5. kontrollib pakkumuste vastavust hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimustele ning teeb peadirektorile motiveeritud ettepanekud pakkumuste vastavaks tunnistamiseks või tagasi lükkamiseks;
3.9.6. nõuab vajadusel taotlejalt/pakkujalt selgitusi või selgitamist võimaldavate andmete või dokumentide esitamist ning taotluses/pakkumuses esitatud teabe põhjendamist, piiritlemist või täpsustamist;
3.9.7. teeb vajadusel peadirektorile motiveeritud ettepaneku kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta;
3.9.8. hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hanketeates ja hankedokumentides esitatud hindamiskriteeriumite alusel ning teeb peadirektorile motiveeritud ettepaneku pakkumuse edukaks tunnistamiseks;
3.9.9. osaleb taotlejatega peetavas dialoogis ja pakkujatega peetavates läbirääkimistes;
3.9.10. võib oma ettepanekute tegemisel kaasata komisjoni väliseid eksperte.
3.10. Komisjon moodustatakse riigihangete puhul, mille eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära või mille eeldatav maksumus ületab riiklikku piirmäära ning mille hindamiskriteeriumiks on majanduslik soodsus.
3.10.1. Komisjon koosneb vähemalt kolmest liikmest ning komisjon on otsustusvõimeline, kui komisjoni tööst võtab osa üle poole komisjoni koosseisust, sealhulgas komisjoni esimees. Kui komisjoni arvamused jagunevad võrdselt, on otsustavaks komisjoni esimehe arvamus.
3.11. Kui komisjoni ei moodustata, täidab komisjoni ülesandeid riigihanke eest vastutav isik.
3.11.1. Kui komisjoni liige või ekspert ei ole RIA teenistuja, siis peab ta allkirjastama enne ülesannete täitma asumist vormikohase erapooletus- ja konfidentsiaalsuskohustuse kinnituse. Erapooletus- ja konfidentsiaalsuskohuste kinnitust ei pea üldjuhul allkirjastama riigiteenistujaga.
3.12. Peadirektor:
3.12.1. kinnitab käskkirjaga hankeplaani ja/või hankeplaani muutmise;
3.12.2. annab käskkirjaga korralduse riigihanke algatamiseks ning määrab hankemenetluse viisi ja liigi;
3.12.3. määrab käskkirjaga riigihanke eest vastutava isiku ja nimetab hankekomisjoni esimehe ning kinnitab hankekomisjoni koosseisu;
3.12.4. kinnitab käskkirjaga kõik hankemenetluses tehtavad otsused (taotleja/pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamise otsus, kvalifitseerimise otsus, kvalifitseerimata jätmise otsus, pakkumuse vastavaks tunnistamise otsus, pakkumuse tagasilükkamise otsus, pakkumuse edukaks tunnistamise otsus, kõigi pakkumuste tagasilükkamise otsus, hankemenetluse kehtetuks tunnistamise otsus, vajadusel muud hankemenetluses tehtavad otsused);
3.12.5. sõlmib edukaks tunnistatud pakkujaga hankelepingu või volitab selleks teisi isikuid.
3.13. Hankemenetluse ajal toimub suhtlemine huvitatud isikute ja taotlejate/pakkujatega kirjalikult e-posti teel v.a e-menetluse puhul, kus kogu suhtlus toimub riigihangete registri vahendusel.
3.14. Sõlmitav hankeleping peab olema kooskõlas hanketeate, hankedokumentide ja edukas pakkumuses märgitud tingimustega.
3.15. Hankelepingu sõlmimine peab toimuma kooskõlas RHSi paragrahviga 69.
3.16. Hankeleping allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt. Erandkorras võib hankelepingu vormistada paberdokumendina.
3.17. Hankeleping kooskõlastatakse, allkirjastatakse ja registreeritakse ning säilitatakse vastavalt RIA asjaajamiskorras sätestatule.
3.17.1. Hankelepingu kooskõlastamise algatamisel korraldab riigihanke eest vastutav isik eduka pakkuja maksuvõla puudumise kontrolli kooskõlas RHS paragrahvi 38 lõikega 1 1 . Kui ilmneb, et edukal pakkujal on nimetatud päeval maksuvõlg, ei sõlmita temaga hankelepingut ja ta kõrvaldatakse hankemenetlusest. Maksuvõla puudumise kontrolljälg riiklike maksude osas säilitatakse riigihangete registris ning kohalike maksude osas RIA dokumendihaldussüsteemis.
3.18. Hankeleping jõustub selle sõlmimisest. Hankeleping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane hankelepingu pooltest on selle allkirjastanud.
3.19. Hankelepingu sõlmimisest teavitab riigihanke eest vastutav isik hankejuhti ja finantsjuhti.
3.20. Pärast hankelepingu sõlmimist korraldab riigihanke eest vastutav isik riigihanke aruande ja pärast hankelepingu lõppemist riigihanke aruande lisa esitamise riigihangete registrile kooskõlas RHS paragrahviga 37.
3.20.1. Riigihanke aruanne esitatakse riigihangete registrile 20 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist, kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot asjade või teenuste puhul või 250 000 eurot ehitustööde puhul. Nimetatud kohustus ei kehti raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute korral;
3.20.2. Riigihanke aruande lisa esitatakse riigihangete registrile 20 päeva jooksul pärast hankelepingu või raamlepingu lõppemist.
4. LIHTHANKE KORRALDAMINE
4.1. Kui hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on väiksem kui punktis 3.1 nimetatud riigihanke piirmäär, ei ole hankemenetluse korraldamine kohustuslik.
4.2. Lihthanke korraldamise kohustuse piirmäär ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste hankelepingu korral 10 000 eurot ning ehitustööde hankelepingu korral 30 000 eurot.
4.3. Punktis 4.1 ja 4.2 nimetatud hankelepingute sõlmimisel tuleb järgida RHS paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ja lisaks RHS paragrahvis 182 sätestatud lihthanke korraldamise tingimusi.
4.4. Lihthanke läbiviimisel nimetatakse lihthanke eest vastutav isik ja vajadusel moodustatakse komisjon. Lihthanke eest vastutava isiku ja komisjoni ülesanded ja toimingud on kirjeldatud vastavalt punktides 3.6-3.10.
4.5. Lihthanke algatamine ja läbiviimine toimub sarnaselt punktis 3 kirjeldatud riigihanke algatamisele ja läbiviimisele.
4.6. Lihthanke teade avaldatakse riigihangete registris ja soovituslik on see läbi viia emenetlusena riigihangete registri e-riigihangete keskkonnas.
4.7. Lihthankes on lubatud kvalifitseeritud pakkujatega läbirääkimiste pidamine. Läbirääkimiste pidamise kord määratletakse hankedokumendis.
4.8. Hankes loodud ja saadud dokumentatsioon säilitatakse dokumendihaldussüsteemis, v.a riigihangete registris loodud dokumentatsioon, mis säilitatakse riigihangete registris. Erandina tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida riigihangete registris koostatud protokollid ja edukas pakkumus. 4.9. Hankelepingu ettevalmistamine, kooskõlastamine, sõlmimine ja säilitamine toimub sarnaselt riigihankelepingu ettevalmistamisele, kooskõlastamisele, sõlmimisele ja säilitamisele (sh riiklike maksuvõlgade puudumise kontrollimine).
4.10. Hankeleping jõustub selle sõlmimisest. Hankeleping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane hankelepingu pooltest on selle allkirjastanud.
4.11. Hankelepingu sõlmimisest teavitab vastutav isik hankejuhti ja finantsjuhti.
4.12. Riigihanke aruanne esitatakse riigihangete registrile 20 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist, kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 10 000 eurot asjade või teenuste puhul või 30 000 eurot ehitustööde puhul. Nimetatud kohustus ei kehti raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute korral.
4.13. Alla lihthanke piirmäära jäävate hangete korraldamine:
4.13.1. Kui hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on väiksem kui punktis 4.1 nimetatud lihthanke piirmäär, ei ole hankemenetluse korraldamine kohustuslik;
4.13.2. Eelmises punktis nimetatud hangete korraldamisel tuleb olemasolevat konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine;
4.13.3. Alla lihthanke piirmäära jääva hanke, mille käibemaksuta maksumus on vahemikus 5000 kuni 10 000 eurot, algatamine ja menetlemine toimub sarnaselt lihthanke ettevalmistamise, algatamise ja menetlemisega;
4.13.4. Alla lihthanke piirmäära jäävate hangete lepinguid ei pea sõlmima kirjalikult ning asju ja teenuseid võib osta või tellida arve alusel.
4.13.5. Hankes osalevaid pakkujaid teavitatakse hanke tulemustest;
4.13.6. Hankes loodud ja saadud dokumentatsioon säilitatakse dokumendihaldussüsteemis, v.a riigihangete registris loodud dokumentatsioon, mis säilitatakse riigihangete registris. Erandina tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida riigihangete registris koostatud protokollid ja edukas pakkumus;
4.13.7. Hanget, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alla 5000 euro (edaspidi väikeost), ei algatata peadirektori käskkirjaga. Väikeostu sooritamiseks peab ostu eest vastutav isik veenduma, et ostu sooritamiseks on olemas vajalikud eelarvevahendid (konsulteerides vajadusel eelarvejuhiga) ning veenduma, et ei tekiks hanke osadeks jagamist RHSis riigihanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks (konsulteerides vajadusel hankejuhiga);
4.13.7.1. Vastutaja peab dokumendihaldussüsteemis säilitama hinnapäringud ja –pakkumused ning koostama memo, milles on välja toodud vähemalt esitatud hinnapakkumused ja hinnapakkumuse valituks osutumise põhjendused.
5. LIHTSUSTATUD KORRAS TELLITAVAD TEENUSED (RHS § 19)
5.1. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste hange on riigihange, mille hankelepingu eeldatavast maksumuses rohkem kui 50 protsenti moodustavad ühtse riigihangete klassifikaatori (edaspidi CPV määrus) VII lisas nimetatud teenused ning mille korral hankija ei ole kohustatud korraldama RHS sätestatud korras hankemenetlust teenuse hankelepingu sõlmimisel.
5.2. Sõltumata punktis 5.1 sätestatust on hankija kohustatud korraldama hankemenetluse, kui CPV määruse VII lisas nimetatud teenuste kõrval sellise teenuste hankelepingu esemeks olevate asjade ja VI lisas nimetatud teenuste eeldatav maksumus (ilma käibemaksuta) kokku või ehitustööde eeldatav maksumus on võrdne riigihanke piirmääraga või ületab seda.
5.3. Punktis 5.1 nimetatud hankelepingute sõlmimisel tuleb järgida RHS paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ning RHS paragrahvis 19 sätestatud lihtsustatud korras tellitavate teenuste hanke korraldamise tingimusi.
5.4. Kui lihtsustatud korras tellitavate teenuste hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne riigihanke rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, siis järgitakse lisaks RHS paragrahvis 33 sätestatud tehnilise kirjelduse koostamise nõudeid.
5.5. Kui lihtsustatud korras tellitavate teenuste hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 10 000 eurot, siis sõlmitakse hankeleping kirjalikus vormis.
5.6. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimine toimub sarnaselt riigihanke algatamisele ja läbiviimisega.
5.7. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimisel on lubatud kvalifitseeritud pakkujatega läbirääkimiste pidamine. Läbirääkimiste pidamise kord määratletakse hankedokumendis.
5.8. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot, peab hankelepingu sõlmimise soovist teatama RIA veebilehel või riigihangete registri veebilehe kaudu vähemalt neli tööpäeva enne pakkumuste esitamise tähtaega. Sõlmitava hankelepingu kohta avaldatakse vähemalt järgmine informatsioon:
5.8.1. hankelepingu objekt;
5.8.2. kontaktisiku andmed, kelle poole pöörduda informatsiooni saamiseks ning pakkumuste esitamiseks; 5.8.3. tähtpäev, milleni pakkumusi saab esitada.
5.9. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise hankelepingu ettevalmistamine, kooskõlastamine, sõlmimine ja säilitamine toimub sarnaselt riigihanke lepingu ettevalmistamisele, kooskõlastamisele, sõlmimisele ja säilitamisele (sh riiklike maksuvõlgade puudumise kontrollimine).
5.10. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise hankeleping jõustub selle sõlmimisest. Hankeleping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane hankelepingu pooltest on selle allkirjastanud.
5.11. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise hankelepingu sõlmimisest teavitab riigihanke eest vastutav isik hankejuhti ja finantsjuhti.
5.12. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot, esitatakse 20 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast hankelepingu lõppemist aruande lisa.
6. ERANDI ALUSEL LÄBI VIIDAVAD HANKED (RHS § 14)
6.1. RHS paragrahvis 14 nimetatud erandite esinemisel ei ole hankija kohustatud rakendama RHSis sätestatud korda , kuid tuleb järgida käesolevas peatükis sätestatud korda.
6.2 Punktis 6.1. nimetatud hangete korraldamisel tuleb olemasolevat konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine.
6.3. Hangete, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on 5000 eurot või üle selle, algatamine toimub sarnaselt punktides 3.2-3.4 kirjeldatud riigihanke algatamisele.
6.3.1. Hanget, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alla 5000 euro, ei algatata peadirektori käskkirjaga ning selliste hangete läbiviimine kooskõlastatakse struktuuriüksuse juhi, eelarvejuhi ja peadirektoriga suuliselt
6.4. Hanke läbiviimisel nimetatakse hanke eest vastutav isik ja vajadusel moodustatakse hankekomisjon ning määratakse nende ülesanded ja toimingud.
6.5. Vastutav isik koostab hanke läbiviimisel hinnapäringud või koostab vajadusel hankedokumendid ja edastab need hankest huvitatud isikutele.
6.5.1. Hankedokumentides võib kehtestada pakkujatele kvalifitseerimistingimused, pakkumuste vastavustingimused ja nende hindamiskriteeriumid ning vajadusel määratletakse läbirääkimiste pidamise kord.
6.6. Hankes osalevaid pakkujaid teavitatakse hanke tulemustest.
6.7. Hangete, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste hankelepingu korral alla 10 000.- euro ning ehitustööde hankelepingu korral alla 30 000.- euro, hankelepinguid ei pea sõlmima kirjalikult ning asju ja teenuseid võib osta või tellida arve alusel.
6.8. Hankelepingu ettevalmistamine, kooskõlastamine, sõlmimine ja säilitamine toimub sarnaselt riigihankelepingu ettevalmistamisele, kooskõlastamisele, sõlmimisele ja säilitamisele (sh riiklike maksuvõlgade puudumise kontrollimine).
6.8.1. Hankeleping jõustub selle sõlmimisest. Hankeleping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane hankelepingu pooltest on selle allkirjastanud.
6.9. Hankelepingu sõlmimisest teavitatakse hankejuhti ja finantsjuhti.
6.10. Hankelepingu täitmise järelevalve toimub sarnaselt punktides 7.1-7.3 ja 7.5-7.6 nimetatule.
6.11. Hankes loodud ja/või saadud dokumentatsioon säilitatakse dokumendihaldussüsteemis.
6.11.1. Juhul, kui hankes loodud ja/või saadud dokumentatsioon on riigisaladus või muul viisil salastatud teave, siis toimub säilitamine vastavalt riigisaladuse või selle teabe töötlemise/säilitamise korrale.
7. LEPINGU TÄITMISE JÄRELEVALVE
7.1 Lepingu täitmise eest vastutav isik jälgib hankelepingust tulenevate kohustuste täitmist ja vastutab hankelepingu täitmise järelevalve eest.
7.2 Lepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas hankelepingu pooled täidavad enda kohustusi nõuetekohaselt. Muuhulgas jälgitakse hankelepingu tähtaegadest kinnipidamist, üleantavate asjade kogust ja kvaliteeti, pretensioonide esitamise tähtaegsust, vigade tekkimist, garantii kehtivuse ajal pretensioonide esitamist jm. Vajadusel algatab hankelepingu täitmise eest vastutav isik hankelepingu muutmise või lõpetamise.
7.3 Lepingu muutmise ja ennetähtaegse lõpetamise vajadusest teavitab hankelepingu täitmise eest vastutav isik jurist-hankespetsialisti ja koostab kirjaliku selgituse hankelepingu muutmise või ennetähtaegse lõpetamise vajaduste kohta.
7.4 Lepingu muutmisel tuleb arvestada RHS paragrahvis 69 hankelepingu muutmise võimalustele seatud piirangutega. Hankelepingu muutmisel või lõpetamisel järgitakse samu protseduurireegleid nagu hankelepingu sõlmimisel.
7.5 Juhul kui hankelepingu täitmise eest vastutaval isikul on teisele poolele pretensioone hankelepingu täitmise osas, konsulteerib ta pretensiooni esitamise osas juristhankespetsialistiga. Pretensioonid esitatakse kirjalikult. Pretensioonide esitamisel lähtutakse hankelepingus sätestatust.
7.6 Hankelepingu täitmise järelevalve lõppeb hankelepingu kehtivusaja lõppemisel. Juhul, kui hankelepingus on kokku lepitud garantiis, lõppeb hankelepingu täitmise järelevalve garantii kehtivusaja lõppemisega.
7.7 Hankelepingu täitmise eest vastutav isik korraldab pärast hankelepingu/raamlepingu lõppemist riigihangete registrile riigihanke aruande lisa esitamise kooskõlas RHS paragrahviga 37.