Eesti Pank - Hanked

Kehtestatud

Eesti Panga presidendi

26. septembri 2013. a

käskkirjaga nr 84

Terviktekst seisuga 22. detsember 2015

Hankekord

1.      Mõisted ja hangete korraldamise põhimõtted

1.1. Hange – asjade ostmine, teenuste tellimine, ehitustööde tellimine.

1.2.    Hankekord    –    käesolev    dokument,    milles    antakse    juhised    hangete

korraldamiseks Eesti Pangas.

1.3. Hankekoordinaator – hangete üldist korraldamist koordineeriv administratiivosakonna õigusteenistuse töötaja.

1.4.  Hanget korraldav  jurist  –  hankemenetlust  korraldav administratiivosakonna

õigusteenistuse töötaja.

1.5. Sisuosakond – osakond, kes soovib osta asju, tellida teenuseid, ehitustöid või

ideelahendusi.

1.6. RHS – riigihangete seadus.

1.7. Finantsinspektsioon – Eesti Panga juures asuv asutus, kelle hankemenetluste

korraldamisel juhindutakse hankekorra lisast „Finantsinspektsiooni hanked“.

1.8.  Hangete  läbiviimisel  järgitakse  RHS-i  §-3  toodud  riigihanke  korraldamise

üldpõhimõtteid.

1.9. Hanget ei või osadeks jaotada RHS-s riigihanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks. eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd.

1.10.  Ühe  eelarveaasta  jooksul  korraldatavad  samasisulised  hanked  võimalusel

konsolideeritakse ja vastavate hangete maksumused liidetakse kokku.

1.11. Kui hanke eseme hooldust, tarvikuid jms on edaspidi võimalik hankida ainult samalt pakkujalt, korraldatakse hange koos hanke eseme teenindamisega ning hankelepingu eeldatava maksumuse määramisel võetakse arvesse ka hankelepingu esemega kaasnevad hoolduskulud. Asja ostmisel lähtutakse põhimõttest, et juhul kui ostetava   asja   kasutamiseks   on   vajalik   väljaõpe,   siis   peab   see   sisalduma hankelepingu eeldatavas maksumuses.

1.12 Alla lihthanke ja alla riigihanke piirmäära jäävate hangete korral ei tohi hankelepingu muutmisel ja täiendamisel võtta  täiendavaid rahalisi kohustusi, mis summeerituna kohustaks hankijat korraldama lihthanke või hankemenetluse RHS-i tähenduses.

1.13 Kõik hankekorras toodud summad on esitatud käibemaksuta. (Muudetud 22.

detsembri 2015 käskkirjaga 127)

2.      Hangete planeerimine

2.1.    Hankeid planeeritakse Eesti Panga eelarve koostamise käigus.

2.2.  Finantsosakond esitab hankekoordinaatorile enne punktis 2.3. nimetatud arutelude   algust   järgmise   aasta   eelarve   kavandi   põhjal   koostatud   ülevaate võimalikest riskikohtadest, kus võib esineda hangete konsolideerimise vajadus.

2.3.    Hiljemalt eelneva aasta 15. novembriks korraldab hankekoordinaator arutelud sisuosakondade esindajate ja finantsosakonna esindajaga. Arutelude käigus on sisuosakonna esindajatel võimalik hankekoordinaatoriga läbi arutada sisuosakonna järgmise aasta planeeritavad kulutused, et oleks tagatud kõigi hangete korraldamise põhimõtetega arvestamine. Arutelud protokollitakse ja kokkuvõtte aruteludest esitab hankekoordinaator Eesti Panga juhatusele, kes määrab erinevate sisuosakondade hangete konsolideerimisel hanke läbiviimise eest vastutava sisuosakonna, menetlusliigi ning hanke alustamise eeldatava aja.

2.4.    Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel hankelepingute alusel, mille  maksumus on 10 000 eurot või suurem, ning ehitustööde tellimisel hankelepingute alusel, mille maksumus on 30 000 eurot või suurem, koostatakse hankeplaan.

2.5.   Hankeplaani koostab hankekoordinaator sisuosakondade esitatud andmete põhjal. Sisuosakond  esitab  lisaks  punktis  2.9.  toodud  andmetele hankekoordinaatorile andmed hanke alustamise eeldatava aja kohta, hankelepingu eeldatava maksumuse kohta, hanke tehnilise osa ja hankelepingu täitmise eest vastutava(te) isiku(te) kohta sisuosakonnast ja eelarvekirje kohta, millelt hanget finantseeritakse.

2.6.    Hankekoordinaator esitab hankeplaani koos lisaandmetega juhatusele heaks kiitmiseks enne hankeplaani kinnitamist presidendi käskkirjaga. Järgmise aasta hankeplaan kinnitatakse hiljemalt eelneva aasta 31. detsembriks.

2.7.    Hankeplaani muudetakse vajadusel ühe kuu jooksul pärast eelarve muutmist või muude hankeplaani koostamise ajal ettenägematute asjaolude ilmnemise korral. Muudatust taotleva sisuosakonna juhataja esitab hankekoordinaatorile kirjaliku ettepaneku hankeplaani muutmiseks koos hankeplaani muutmise vajaduse põhjuse selgitusega. Hankekoordinaator kooskõlastab sisuosakonna hankeplaani muutmise soovi enne juhatusele heaks kiitmiseks esitamist finantsosakonnaga.

2.8.    Hankeplaan koosneb järgmistest osadest:

1) asjad,

2) teenused,

3) ehitustööd.

2.9 Hankeplaanis sätestatakse:

1) hanke nimetus;

2) planeeritav menetlusliik;

3) hankelepingu täitmise eeldatav aeg perioodina.

2.10. Hangete planeerimise üle teeb finantsosakonna poolt koostatava hangete aruande põhjal järelevalvet hankekoordinaator. Järelevalve tegemiseks on hankekoordinaatoril õigus nõuda sisuosakondadelt informatsiooni ning dokumente osakonna tehtud kulutuste kohta. Sisuosakonna juhataja vastutab esitatud informatsiooni õigsuse eest.

2.11 Hankekoordinaator esitab Eesti Panga juhatusele kord kvartalis ülevaate hankeplaani täitmisest ning kord poolaastas ülevaate hangete planeerimisest. Hankeplaani täitmise aruandes kajastatakse lõppenud hanke tegelikku maksumust ja kõiki hankeplaani muudatusi, mis ei seisne uue hanke lisamises, sealhulgas hanke edasilükkamise või ärajäämise põhjuseid. (Muudetud 22. detsembri 2015 käskkirjaga

127)

3.      Hankemenetlus

Hankemenetluse etapid on:

1)        ettepaneku tegemine hankemenetluse alustamiseks ja hankekomisjoni moodustamiseks;

2)       presidendi   käskkirja   väljaandmine;   käskkirjas   sätestatakse   hanke

nimetus, hankekomisjoni liikmed ja nende volitused;

3)       hankedokumentide ja vajadusel hanketeate koostamine;

4)       pakkujate väljaselgitamine ning neile hankedokumentide edastamine;

5)       laekunud     pakkumuste     avamine     ja     pakkumuste     koosseisu

väljaselgitamine;

6)       vajadusel pakkuja kvalifitseerimistingimustele vastavuse hindamine;

7)        pakkumuste   hankedokumentides   esitatud   tingimustele   vastavuse kontrollimine;

8)       pakkumuste hindamine ja eduka pakkumuse väljaselgitamine;

9)       hankelepingu sõlmimine või hankemenetluse lõppemine muul põhjusel.

4.      Hankekomisjon

4.1.    Hankekomisjon moodustatakse selliste hangete korral, mille maksumus on asjade  ostmise  ja  teenuste  tellimise  korral  10 000  eurot  või  suurem  ja ehitustööde    tellimise    korral    30 000    eurot    või    suurem.    Ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks teeb sisuosakond. (Muudetud 23. detsembri

2014. a käskkirjaga 124)

4.2.    Hankekomisjoni kuuluvad:

1)       sisuosakonna juhataja;

2)        muu ostetavat asja või teenuse, ehitustöö või ideelahenduse tellimist hästi tundev isik või isikud;

3)       hanget korraldav jurist.

4.3.    Hankekomisjoni   esimees   on   sisuosakonna   juhataja,   kes   kutsub   kokku

hankekomisjoni ja juhib selle tööd.

4.4.    Hankekomisjon   kinnitatakse   Eesti   Panga   presidendi   käskkirjaga,   mille valmistab   ette   hanget   korraldav   jurist.   Eesti   Panga   president   volitab käskkirjaga  hankekomisjoni  tegema  hankemenetluses  Eesti  Panga  nimel RHS-s sätestatud hankija otsuseid.

4.5.  Juhul kui kõigi hankemenetluse raames esitatud ja nõuetele vastavaks tunnistatud  pakkumuste  maksumused  ületavad  hankeplaanis  toodud eeldatavat maksumust, on hankekomisjonil õigus pakkumus edukaks tunnistada ainult juhatuse liikme eelneval nõusolekul.

4.6.    Kolmeliikmelise  hankekomisjoni  puhul  on  komisjon  otsustusvõimeline,  kui kohal  on  vähemalt  kaks  liiget.  Rohkem  kui  kolmest  liikmest  koosneva komisjoni puhul on komisjon otsustusvõimeline, kui kohal on vähemalt pooled liikmed.

4.7.    Hankekomisjoni   liikmed   allkirjastavad   hankedokumendid   ja   pakkumuste

avamise protokolli ning kõik hankemenetluse raames tehtud otsused.

5.      Hankedokumendid

5.1.    Hankedokumendid koosnevad:

1)       ettepanekust esitada pakkumus;

2)       hankelepingu eseme tehnilisest kirjeldusest;

3)       vajadusel pakkujate kvalifitseerimise tingimustest;

4)       hindamiskriteeriumitest;

5)       hankelepingu kavandist või hankelepingu olulistest tingimustest;

6)       vajadusel pakkumuse esitamise vormidest.

5.2. Hankedokumente väljastab pakkujatele hanget korraldav jurist, kui hankekomisjon ei ole otsustanud teisiti. Kui hankemenetluses võimaldatakse hankedokumente välja võtta elektroonselt riigihangete registris, toimub hankedokumentide väljastamine vastavalt riigihangete registris kehtestatud korrale.

6.      Asjade ostmise ja teenuste tellimise hanked maksumusega alla 10 000 euro ning ehitustööde tellimise hanked maksumusega alla 30 000 euro

6.1.    Asjade ostmise ja teenuste tellimise hangete puhul, mille maksumus on alla

10 000 euro, ning ehitustööde tellimise hangete puhul, mille maksumus on alla

30 000  euro,  võib  sisuosakond  ise  valida,  kuidas  võrreldavaid  pakkumusi küsida ja saada, sidumata end kohustusega jätkata läbirääkimisi või sõlmida

pakkujatega      hankelepinguid.      Vajadusel      konsulteerib      sisuosakond

administratiivosakonna õigusteenistuse juristiga.

6.2.    Punktis 6.1 nimetatud juhul peab sisuosakond tulenevalt RHS §-st 3:

1)       kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt;

2)       saavutama riigihangete eesmärgi mõistliku hinnaga;

3)       tagama olemasoleva konkurentsi efektiivse ärakasutamise;

4)       tagama hanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse;

5)       võimaluse korral eelistama keskkonnasäästlikke lahendusi.

6.3.    Sisuosakond võib küsida pakkumusi, võrrelda pakkujate avalikult väljapandud pakkumusi või küsida pakkuja(te)lt soodustingimusi ja allahindlusi, leides seeläbi majanduslikult soodsaima pakkumuse.

6.4.    Sisuosakond säilitab kogu hankemenetlust puudutava kirjavahetuse kirjalikku

taasesitamist võimaldaval viisil.

6.5.    Hanke eest vastutav isik on sisuosakonna juhataja.

7.      Asjade ostmise ja teenuste tellimise hanked maksumusega

10 000–40 000 eurot ning ehitustööde tellimise hanked

maksumusega 30 000–250 000 eurot (lihthanked)

7.1.    Hankelepingute sõlmimisel lihthanke korras peab RHS § 3 kohaselt:

1)       kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt;

2)        saavutama riigihanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte;

3)       tagama riigihanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse;

4)        kohtlema kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis, võrdselt ja mittediskrimineerivalt;

5)        jälgima,  et  kõik  isikutele  seatavad  piirangud  ja  kriteeriumid  oleksid riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud;

6)       tagama olemasoleva konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel;

7)       vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti;

8)       võimaluse korral eelistama keskkonnasäästlikke lahendusi.

7.2.  Hankemenetluse  alustamise  otsustab  hanget  korraldav  jurist  koos sisuosakonna juhatajaga.

7.3.    Hanget korraldav jurist:

1)       täidab hankemenetluses üldist asjaajamiskohustust;

2)       koostab Eesti Panga presidendi käskkirja riigihanke korraldamise kohta;

3)       avaldab hanketeate riigihangete registris;

4)       korraldab hankedokumentide edastamise pakkujatele;

5)       korraldab hankedokumentide kohta pakkujatele selgituste andmise;

6)       korraldab pakkumuste vastuvõtmise;

7)       osaleb hankekomisjoni töös;

8)       valmistab hankemenetluses ette protokollid ja otsused;

9)       teavitab pakkujaid tehtud otsustest;

10)     valmistab   ette   hankelepingu   kavandi   ja   korraldab   hankelepingu

sõlmimise eduka pakkujaga;

11)     esitab aruande ja aruande lisa riigihangete registrile;

12)     säilitab kõik hankemenetlusega seotud dokumendid.

7.4.    Sisuosakond:

1)        edastab  hanget  korraldavale  juristile  hankemenetluse  algatamiseks vajamineva hankemenetluse alustamise kirjaliku ettepaneku koos hankelepingu eseme tehnilise kirjeldusega;

2)       teeb ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks;

3)       osaleb hankekomisjoni töös;

4)       edastab hanget korraldavale juristile nõuded pakkujatele, mille põhjal

koostatakse kvalifitseerimistingimused;

5)        osaleb   hankedokumentide   koostamisel   ja   hankelepingu   kavandi ettevalmistamisel;

6)        kontrollib hankelepingu täitmist ja teavitab hankelepingu rikkumisest või hankelepingu rikkumise ohust kohe hanget korraldanud juristi, et tagada Eesti Panga õiguslike huvide õigeaegne ja pädev kaitse;

7)        teavitab   kohe   hanget   korraldanud   juristi   hankelepingu   muutmise vajadusest, vaidlustest hankelepingu täitmise üle, hankelepingu lõppemisest;

8)        esitab   hankelepingu   lõppemisel   hanget   korraldanud   juristile   kõik riigihangete registrile aruande lisa esitamiseks vajalikud andmed.

7.5.    Hankekomisjon:

1)       koostab hankedokumendid ja vajadusel hanketeate;

2)       selgitab välja pakkujad;

3)       avab pakkumused;

4)       kontrollib    pakkumuste    vastavust    hankedokumentides    näidatud

pakkumuse struktuurile ja dokumentide loetelule;

5)       hindab pakkujate vastavust kvalifitseerimise tingimustele;

6)       hindab pakkumuste vastavust hankedokumentides sätestatud nõuetele;

7)       hindab pakkumusi ja selgitab välja eduka pakkumuse;

8)       allkirjastab kõik protokollid ja otsused hankemenetluses;

9)       annab seisukoha muudes hankemenetlusega seotud küsimustes.

7.6.    Käesolevas peatükis käsitletud hangete puhul ei tohi pakkumuste esitamise tähtaeg olla lühem kui neli tööpäeva. Pakkumused säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või paberil.

7.7.   Eduka pakkumuse selgumisel kasutatakse Eesti Panga koostatud asjade, teenuste või ehitustööde hankelepingu kavandit või selle puudumisel eduka pakkuja poolt allkirjastamiseks esitatud lepingu kavandit, mille õigsust ja asjakohasust on hanget korraldav jurist eelnevalt kontrollinud.

7.8.    Hankelepingu võib lihthanke puhul sõlmida kohe peale pakkumuse edukaks

tunnistamise otsuse tegemist.

8.      Asjade ostmise ja teenuste tellimise hanked maksumusega üle

40 000 euro ning ehitustööde tellimise hanked maksumusega

üle 250 000 euro

8.1.    Asjade  ostmise  ja  teenuste  tellimise  hangete  puhul,  mille  maksumus  on

40 000  eurot  või  suurem,  ning  ehitustööde  tellimise  hangete  puhul,  mille maksumus  on  üle  250 000  euro,  tuleb  hankemenetlus  korraldada  RHS kohaselt.

8.2.    Hanget korraldav jurist:

1)       täidab hankemenetluses üldist asjaajamiskohustust;

2)       koostab Eesti Panga presidendi käskkirja riigihanke korraldamise kohta;

3)       avaldab hanketeate riigihangete registris;

4)       korraldab hankedokumentide edastamise pakkujatele;

5)       korraldab hankedokumentide kohta pakkujatele selgituste andmise;

6)       korraldab pakkumuste vastuvõtmise;

7)       osaleb hankekomisjoni töös;

8)       valmistab ette protokollid ja otsused hankemenetluses;

9)       teavitab pakkujaid tehtud otsustest;

10)     valmistab   ette   hankelepingu   kavandi   ja   korraldab   hankelepingu

sõlmimise eduka pakkujaga;

11)     esitab aruande ja aruande lisa riigihangete registrile;

12)     säilitab kõik hankemenetlusega seotud dokumendid.

8.3.    Sisuosakond:

1)        edastab  hanget  korraldavale  juristile  hankemenetluse  algatamiseks vajamineva hankemenetluse alustamise ettepaneku koos hankelepingu eseme tehnilise kirjeldusega;