Tallinna Ülikool - Hanked

KINNITATUD kantsleri 19. detsembri 2014 korraldusega nr  94

TALLINNA ÜLIKOOLI HANKEKORD

1.   ÜLDSÄTTED

1.1. Korra eesmärk on reguleerida Tallinna Ülikooli (edaspidi ülikool) hangete planeerimist,

korraldamist ja hankelepingute sõlmimist.

1.2.  Korda  rakendadatakse  kooskõlas  riigihangete  seaduse  ja  selle  alusel  kehtestatud õigusaktidega.

1.3.  Riigihanke  piirmäära  ületavate  hangete  eeldatav  hankelepingu  maksumus  ilma käibemaksuta on:

1.3.1. asjade ostmise, üürimise, rentimise ja liisimise ning teenuste tellimise korral 40 000

(nelikümmend tuhat) eurot ja üle selle;

1.3.2. ehitustööde tellimise korral 250 000 (kakssada viiskümmend tuhat) eurot ja üle selle;

1.3.3. ideelahenduse tellimise korral kõik makstavad summad 40 000 (nelikümmend tuhat)

eurot ja üle selle;

1.3.4.  riigihanked,  mille  maksumus  ületab  riigihangete  seaduses  kehtestatud  riigihanke piirmäärasid, korraldatakse riigihangete seaduses sätestatud korra kohaselt.

1.4. Lihthangete eeldatav hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on:

1.4.1. asjade ostmise, üürimise, rentimise ja liisimise ning teenuste tellimise korral vähemalt

10 000 (kümme tuhat), kuid vähem kui 40 000 (nelikümmend tuhat) eurot;

1.4.2. ehitustööde tellimise korral vähemalt 30 000 (kolmkümmend tuhat), kuid vähem kui

250 000 (kakssada viiskümmend tuhat) eurot;

1.4.3.  ideelahenduse  tellimise  korral  kõik  makstavad  summad  vähemalt  10  000  (kümme tuhat), kuid vähem kui 40 000 (nelikümmend tuhat) eurot;

1.4.4 lihthanked korraldatakse riigihangete seaduses sätestatud korra kohaselt.

1.5. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimisel:

1.5.1. lihtsustatud korras tellitavate teenuste loetelu: Ühtse riigihangete klassifikaatori (CPV)

teenuste loetelu on kajastatud Euroopa Liidu Teatajas, Euroopa Ühenduste Komisjoni määruse

nr 213/2008 VII lisas nimetatud teenused;

1.5.2. kui p 1.5.1 nimetatud hankelepingu eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda on hankija kohustatud lisaks käesoleva p 1.5.3. sätestatule  järgima  riigihangete  seaduse  §-s 33  sätestatud  tehnilise  kirjelduse  koostamise reegleid;

1.5.3. teenuste hankelepingu sõlmimisest, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab

40 000 (nelikümmend tuhat) eurot teavitab hanke algataja ülikooli veebilehel või riigihangete

registri veebilehel;

1.5.4.  lihtsustatud  korras  tellitavate  teenuste  tellimine  korraldatakse  riigihangete  seaduse

§ 19 sätestatud korra kohaselt.

1.6 Ostumenetlused:

1.6.1. ostud alla lihthanke piirmäära (edaspidi nimetatud ostumenetlus v.a lihtsustatud korras

tellitavad teenused) on asjade ostmisel ja teenuste tellimisel alates 3000 (kolmest tuhandest) eurost   kuni   9999   (üheksa   tuhande   üheksasaja   üheksakümne   üheksa)   euroni   ilma käibemaksuta;

1.6.2. ostud alla ehitustööde lihthanke piirmäära (edaspidi nimetatud ostumenetlus) on alates

5 000   (viie   tuhandest)   eurost   kuni   29   999   (kahekümne   üheksa   tuhande   üheksasaja üheksakümne üheksa) euroni ilma käibemaksuta.

1.6.3. Ostumenetluste puhul tuleb järgida raha säästliku ja otstarbeka kasutamise põhimõtet ning saavutada ostumenetluse eesmärk mõistliku hinnaga. Ostumenetluste korral võetakse võimalusel kolm võrdlevat hinnapakkumist. Hinnapakkumiste tulemusel sõlmitakse leping. Lepingu allkirjastamine toimub vastavalt ülikoolis kehtivatele õigusaktidele ja rektori antud volitustele.

1.6.4. Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel ostud alla 3000 (kolme tuhande) euro otsustab

ülesehitusüksuse juht või selleks volitatud isik.

1.6.5. Ehitustööde ostud alla 5 000 (viie tuhande) euro otsustab ülesehitusüksuse juht või

selleks volitatud isik.

1.6.6. Ülikooli nimel asjade ostmisel/teenuste tellimisel peab kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saavutama eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral võimalusel erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte.

1.7. Riigihanget ei või jaotada osadeks riigihanke korraldamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud prognoositava vajadusega asjad, teenused või ehitustööd.

1.8. Hankeplaani väliselt on erandina lubatud teostada riigihankeid ettenägematutel juhtudel, kui  riigihanke  teostamata  jätmine  võib  mõjutada  üksusele  pandud  ülesannete  täitmist  ja tekitada häireid ülikooli töös. Kui riigihange ei  kajastu hankeplaanis, lisatakse riigihanke algatamise taotlusele memo, milles märgitakse finantseerimise allikas artikli ja projekti täpsusega. Samuti märgitakse memos objektiivsed põhjused, miks ei näinud riigihanke eest vastutav isik seda ette hankeplaani koostamisel. Riigihanke algatamise taotlus koos memoga esitatakse kantslerile, kes otsustab hankeplaani välise ostu lubamise.

1.9. Riigihanke eest vastutav isik:

Riigihanke eest vastutav isik on ülesehitusüksuse, mille tegevuseks vajalikku asja ostetakse või teenust tellitakse, juht või selleks volitatud isik. Vastutavaks isikuks võib olla ka muu töötaja, kelle üksuse ülesannete täitmiseks on vajalik teenuse või asja ostmine. Riigihanke eest vastutav isik on üldjuhul ka lepingu täitmise eest vastutav.

1.9.1.   Riigihanke eest vastutav isik:

1)    korraldab hankedokumentide, kvalifitseerimistingimuste, hindamise kriteeriumite ja tehnilise kirjelduse sisulist koostamist ja vajadusel nende muudatused;

2)   määrab komisjoni liikmed ja vajadusel volitatud isiku;

3)    esitab   rahandusosakonna   hangete   talitusele   kõik   vajalikud   andmed   hanke läbiviimiseks ja hankeotsuste tegemiseks;

4)    valmistab  ette  vastused  selgitustaotlustele,  mis  puudutavad  hanketeates  ja/või hankedokumentides sätestatud tingimusi;

5)    juhib   taotlejatega   peetavat   dialoogi   ja   pakkujatega   peetavaid   läbirääkimisi, allkirjastab dialoogi ja läbirääkimiste protokollid;

6)    juhib  kõrvaldamise  aluste  kontrollimist  ja  pakkuja  kvalifitseerimist,  pakkumuste vastavaks tunnistamist, hindamist ja majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamist;

7)    korraldab lepingu koostamist ja sõlmimist ning jälgib lepingu korrektset täitmist, kui lepingu täitmise eest vastutavat isikut ei määrata eraldi.

1.9.2.    rahandusosakonna hangete talitus:

1)  teeb  vajalikud  toimingud  ja  kanded  riigihangete  registris  (sisestab  hanketeate, eelteate,  vabatahtliku  teate,  riigihanke  aruande,  aruande  lisa  jne)  ja  kuulutab riigihanke välja;

2)  korraldab    hankedokumentide    väljastamise    ja/või    juurdepääsu    e-riigihangete

keskkonnas ning pakkumuste vastuvõtmise, sh e-menetluse korral;

3)  vastab  pakkujate  esitatud  küsimustele  ja  selgitustaotlustele   vastutavalt  saadud

andmetest lähtuvalt;

4)  teavitab pakkujaid hankija otsustest;

5)  valmistab ette riigihanke korraldused vastutavalt isikult saadud andmetest lähtuvalt;

6)  jälgib hankeplaani täitmist ja esitab kord poole aasta jooksul hankeplaani täitmise kokkuvõtte kantslerile.

2.   RIIGIHANKE ALGATAMINE JA HANKEPLAAN

2.1. Riigihanke algatajaks on ülesehitusüksuse juht.

2.2. Riigihangete planeerimise, korraldamise ja aruandluse eest vastutab ülesehitusüksuse juht või selleks volitatud isik. Volitus antakse hankekomisjoni moodustamise korraldusega.

2.3. Riigihanke algataja esitab rahandusosakonna hangete talitusele nõuetekohaselt täidetud kooskõlastuslehe (vormil Lisa 1).

2.4.  Riigihanke  algataja  vastutab  hankeplaanis  ja  riigihanke  algatamise  taotluses  esitatud

andmete õigsuse eest.

2.5.  Hangete  planeerimise  eesmärgil  koostab  ja  kinnitab  ülesehitusüksuse  juht  kinnitab järgneva kalendriaasta kohta üksuse hankeplaani (edaspidi üksuse hankeplaan; vormil Lisa 3) ning edastab selle hiljemalt iga aasta 15. detsembriks rahandusosakonna hangete talitusele.

2.6.  Rahandusosakonna  hangete  talitus  koostab  üksuste  hankeplaanide  alusel  ülikooli tervikliku aastase hangete plaani (edaspidi ülikooli hankeplaan), mille esitab hiljemalt iga aasta 15. jaanuariks kantslerile kinnitamiseks. Kantsler kinnitab hankeplaani hiljemalt iga aasta 25. jaanuariks.

2.7. Ülikooli hankeplaani muudetakse vajadusel II poolaastal. Ülikooli hankeplaani muutmise vajadusest teavitab ülesehitusüksuse juht rahandusosakonna hangete talitust, kes edastab ülikooli hankeplaani muutmise vajaduse info kantslerile. Kantsler kinnitab muudetud ülikooli hankeplaani.

3. HANKEKOMISJON

3.1. Ülesehitusüksuse juht teeb ettepaneku komisjoni (edaspidi hankekomisjoni), moodustamiseks ning saadab info rahandusosakonna hangete talitusele. Kantsler kinnitab oma korraldusega hankekomisjoni määrab vajadusel p-s 2.2. nimetatud volitatud isiku ja hanke tehniliste tingimuste koostaja ning kinnitab hankemenetluse liigi. Hankekomisjon on vähemalt kolmeliikmeline.

3.2. Hankekomisjoni töösse võib kaasata hääleõiguseta sõltumatuid eksperte. Eksperdi kaasamine otsustatakse hanke algatamise korraldusega.

3.3. Hankekomisjoni ülesanne on koostöös rahandusosakonna hangete talitusega hankedokumentide ettevalmistamine, pakkumuste avamine, pakkujate ja taotlejate kvalifitseerimine või hankemenetluselt kõrvaldamine, pakkumuste vastavaks tunnistamine või tagasilükkamine, pakkumuste läbivaatamine, võrdlemine ja hindamine, seaduses ettenähtud juhtudel läbirääkimiste pidamine pakkujatega ja taotlejatega, eduka pakkumuse väljaselgitamine.

3.4. Hankekomisjoni esimees vastutab hankekomisjoni sisulise töö vastavuse eest riigihangete seaduses sätestatud korrale ja hankekorrale. Hankekomisjoni volitused kehtivad kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.5.   Rahandusosakonna   hangete   talitus   teeb   koostöös   riigihanke   algatajaga   vajalikud toimingud seoses hangete kohta käiva info avaldamisega riiklikus riigihangete registris (edaspidi riigihangete register).

3.6. Ülesehitusüksuse juht ja kantsler peavad vältima kogu hankemenetluse ajal konkurentsi kahjustavat huvide konflikti. Ülesehitusüksuse juht jälgib hankekomisjoni moodustamisel, et komisjoni liikmeks ei määrata isikut, kellel võib tekkida huvide konflikt.

3.7. Ülesehitusüksuse juhi või kantsleri nõudmisel esitavad hankekomisjoni liikmed ja teised hankeprotsessi suunavad töötajad enne hanke alustamist allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta. Mõiste „huvide konflikt” hõlmab vähemalt olukordi, kus hankija või  hankija  nimel  tegutsev  töötaja,  kes  on  kaasatud  hankemenetluse  läbiviimisse  võib

mõjutada selle menetluse tulemust, on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid, mida võib hankemenetluse kontekstis käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena.

3.8. Riigihanke komisjoni liige peab ennast komisjoni tööst taandama, kui riigihankel esitab pakkumuse või taotluse pakkuja või taotleja, kellega komisjoni liikmel on olnud suhted, mis võivad tekitada kahtlusi komisjoni liikme otsuse objektiivsuses.

4. HANKEDOKUMENDID JA HANKELEPING

4.1. Hankelepingu täitmise eest vastutab ülesehitusüksuse juht.

4.2. Ülesehitusüksuse juht lisab hankekomisjoni moodustamise ettepanekuga koos kinnitamiseks hankedokumendid sh hankelepingu. Kantsler algatab korraldusega riigihanke ja kinnitab korraldusega hankedokumendid.

4.3 Kui hankemenetluse käigus muudetakse hankedokumente, siis kinnitab hankekomisjoni esimees  või  tehnilise kirjelduse  koostaja  muudatused  kirjalikku  taasesitamist  võimaldavas vormis ja edastab rahandusosakonna hangete talitusele. Hankedokumente on lubatud muuta ainult riigihangete seaduses sätestatud korras.

4.4. Otsused hankemenetluses vormistatakse ülesehitusüksuse juhi või kantsleri korraldustega. Hankemenetluse tulemuste põhjal sõlmib ülesehitusüksuse juht või selleks volitatud isik eduka pakkumuse esitanud pakkujaga hankelepingu. Hankelepingu allkirjastamine toimub ülikooli õigusaktides sätestatud korras ja rektori poolt antud volituste alusel.

4.5.  Leping  allkirjastatakse  üldjuhul  poolte  poolt  digitaalselt.  Kui  leping  allkirjastatakse

omakäeliselt, siis allkirjastatakse leping lepingupoolte arvule vastavas arvus eksemplarides.

4.6. Sõlmitud hankeleping registreeritakse ülikooli dokumendihaldussüsteemis ja edastatakse kahe tööpäeva jooksul pärast lepingu allkirjastamist rahandusosakonna hangete talitusele, kes esitab hankemenetluse lõppemisel aruande riigihangete registrile.

4.7. Hankelepingu lõppemise päeval teavitatakse hankelepingu lõppemisest ja hankelepingu

perioodil tehtud muudatustest rahandusosakonna hangete talitust.

4.8. Hankelepingu muutmine on lubatud ainult eelneval kooskõlastamisel rahandusosakonna

hangete talitusega.

4.9. Kui hankelepingu perioodil on tehtud muudatusi, siis esitatakse muudatuste tegemise selgitus (koos riigihangete seadusele vastavate muutmist lubavate põhjendustega) rahandusosakonna hangete talitusele, kes esitab riigihangete registrile riigihanke aruande lisa.

5. HANKELEPINGU SISU

Hankelepingu koostamisel lähtutakse järgnevast:

1) lepingu poole andmed – teise lepingupoole andmed peavad olema tõesed ja kontrollitud

(äriregistri või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri andmete alusel);

2)   lepingu   poole   esindusõigus   –   teise   lepingupoole   esindaja   peab   omama   vastavat esindusõigust ja esindusõigus peab olema kontrollitud (seadusest tulenev esindusõigus on juhatuse liikmel/liikmetel, kontrollitakse vastavast registrist; volitusest tulenevat esindusõigust tõendab kirjalik volikiri);

3) lepingu objekt – peab olema täpselt kirjeldatud, mida ostetakse või millist teenust tellitakse, riigihanke viitenumber,  milline on asjade või teenuste kogus ja kvaliteet; lepingu objekti omaduste  täpsemaks  edasiandmiseks  võib  lepingu  lisana  allkirjastada  ka  pakkuja  poolt esitatud pakkumuse;

4)  tingimused,  millele  ostetav  asi  või  tellitav  teenus  peab  vastama  –  tingimused  tuleb kirjeldada selgelt ja täpselt, et ostu/teenuse vastuvõtmisel oleks võimalik hinnata asja/teenuse vastavust lepingule.

5) lepingu tähtaeg – lepingust peab selgelt nähtuma lepingu täitmise periood;

6) lepingu maksumus – lepingust peab üheselt ja selgelt nähtuma lepingu maksumus ilma käibemaksuta, käibemaksu suurus ja summa koos käibemaksuga, lisaks kas tasutakse ühekordse maksena või osadena (osadena tasumise tähtajad või muud tingimused). Tasumise tähtajaks on minimaalselt 21 kalendripäeva arvates arve väljastamise kuupäevast, arve esitamise õigus  tekib  teisel  poolel  peale üleandmise-vastuvõtmise  akti  allkirjastamist,  kui selliselt on lepingus ette nähtud.

7)  tasumise  tingimused  –  lepingus  tuleb  eelistada  arvete  esitamist  digitaalselt  e-arvena. (E-arve – elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse, kirjendatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas, st. mille käitlemine toimub elektrooniliselt).

8) pretensioonide esitamise tähtaeg – lepingust peab nähtuma ülikooli jaoks võimalus teatud aja jooksul esitada pretensioone asja või teenuse kvaliteedi osas. Pretensioonide esitamise tähtaeg peab olema mõistlik, et määratud tähtaeg annaks reaalse võimaluse lepingu kohaselt üleantavat hinnata.

9) üleandmine-vastuvõtmine – asja (vajadusel ka teenuse) üleandmine ja vastuvõtmine toimub kahepoolse aktiga.

10)    lepingus  kontaktisiku  määramine  –  märgitakse  isik,  kes  allkirjastab  ülikooli  poolt

üleandmise-vastuvõtmise akti ning on kontaktisikuks teise lepingupoolega.

6. ÜLIKOOLI LEPINGUTE REGISTER

6.1. Hanke algataja registreerib hanke lõppedes (sõltumata hankeliigist) hanke tulemusel sõlmitud lepingu ülikooli dokumendihaldussüsteemis.

6.2   Kõigi alla riigihanke piirmäära jäävate ostude puhul (punktis 1.6.1 ja 1.6.2 nimetatud ostud) registreeritakse dokumendihaldussüsteemis koos lepinguga ka võrdlevad pakkumised või muud tõendused punkti 1.6.3 täitmisest.

7. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE

7.1. Kõik riigihangete dokumendid säilitatakse ning arhiveeritakse vastavalt Tallinna Ülikooli

asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule.

7.2.  E-riigihangete  registri  keskkonnas  korraldatud  e-menetluste  riigihangete  dokumendid

säilitatakse elektroonilises E-riigihangete keskkonna https://riigihanked.riik.ee.

7.3. Struktuuritoetustega seotud hangetel tuleb järgida vastavat toetust reguleerivates seadustes

ja teistes õigusaktides ettenähtud dokumentide säilitamise nõudeid.

7.4   Struktuuritoetustega   seotud   hangetega   seoses   tagab   vastavate   paberdokumentide säilitamise  ja  arhiveerimise  ülesehitusüksuse  juht.  E-menetluses  säilitatakse  dokumendid punkti 7.2. kohaselt.

8. ERANDID

8.1. Avalik-õigusliku juriidilise isiku asutuse staatust omavad ülikooli ülesehitusüksused (registreeritud riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris; edaspidi  ülikooli asutus) võivad riigihangete seadusest tulenevalt olla iseseisvad hankijad. Ülikooli asutuste puhul määrab kantsler korraldusega asutused, kes võivad tegutseda iseseisva hankijana.

8.1.1 Ülikooli ja ülikooli asutuste, kes on iseseisvad hankijad, samasisulisi hankeid ei konsolideerita ning maksumusi ei liideta.

8.1.2 Ülikooli asutused, kes on iseseisvad hankijad,  on kohustatud hangete korraldamisel järgima riigihangete seaduses hankijale kehtestatud kõiki nõudeid ning korraldama hankeid kooskõlas riigihangete seadusega ja teiste õigusaktidega.

8.1.3 Ülikooli asutuste, kes on iseseisvad hankijad, juhid vastutavad oma asutuse hangete

planeerimise, läbiviimise, korraldamise ja aruandluse eest.

8.2. Projektidega seotud kulutuste tegemisel peab lähtuma ülikoolis kehtestatud projektide ja teenuste taotlemise ning elluviimise korrast, mille kohaselt lähtutakse rahaliste vahendite kasutamisel rahastaja poolt kehtestatud nõuetest ning ülikoolisisestest regulatsioonidest. Kui ülikoolisisesed regulatsioonid erinevad rahastaja poolsetest nõudmistest, lähtutakse rahastaja poolt kehtestatud tingimustest. Projektidega seotud kulutuste tegemisega seoses tekkivate küsimuste korral tuleb kulutuste tegemine eelnevalt rahastajaga täpsustada.

9. LÕPPSÄTTED

Hankekorra täitmise ja hankeprotsesside korraldamise eest vastutab ülesehitusüksuse juht.

Kooskõlastusleht                                                                                                     Lisa 1

1.  Hankiv üksus                                                                                                                           

2. Hanke nimetus

3. Hanke ese

(asjad, teenused, ehitustööd)           

asjade kogus

4. Hanke hinnanguline maksumus                                                 EUR (summa käibemaksuta). Mille alusel on välja selgitatud hanke hinnanguline maksumus

                                                                                                       (turu-uuring, internet, hinnapakkumised jms).

5.  Hankemenetluse liik                                                                                                                 

6. Rahaliste  vahendite  allikas                                                                                                 (struktuurfondi v.m rahaliste vahendite allika nimi ja identifitseerimise number)

7. Hanke tegemise planeeritav periood

8. Hankelepingu eeldatav sõlmimise ja täitmise periood

9.  Riigihanke   eest   vastutav   isik                                                 tel                                         

e-post                  

10.       Tehnilise   kirjelduse   koostaja                                             

e-post                  

tel                                     

Lisainformatsioon planeeritava hanke kohta (täita vajadusel).

Kinnitan

Ülesehitusüksuse juht/ nimi, allkiri, kuupäev/

või allkirjastatakse digitaalselt

Lisa 2

Lihthanke algatamise korralduse näide

Võttes aluseks riigihangete seaduse § 3 ja § 16 lg 1 ja § 182 (riigihangete seaduse paragrahvid muutuvad, sõltuvalt hankeliigist) korraldada:

1.         Hange lihthankena (asja ostmiseks/teenuse tellimiseks/ehitustööks)

(valida)

2.         Lihthanke eest vastutavaks isikuks määrata-

3.         Tehnilise kirjelduse koostajaks määrata-

4.         Moodustada hankekomisjon lihthanke korraldamiseks alljärgnevas koosseisus:

Komisjoni esimees - Komisjoni liikmed -

4. Lihthanke tulemusena sõlmida raamleping või hankeleping.

/allkirjastatakse digitaalselt/

allkirjastaja nimi ja ametikoht